Inköp

Förbättra er konkurrenskraft och lönsamhet med en effektiv och faktabaserad inköpsanalys

Konsoliderad vy

Effektivisera och harmonisera analysen genom att ha organisationens alla inköp, dagsaktuella såväl som historiska, samlade på en enda plats med ett gemensamt format.

Leverantörsuppföljning

Med tillgänglig och aktuell leverantörsinformation kan inköpare enklare välja licenserade leverantörer, identifiera avvikelser, förutspå och mildra pandemiers konsekvenser samt följa organisationens utveckling mot hållbarhets- och kvalitetsmålen.

Kontraktstäckning

Minska andelen vilda inköp och öka besparingarna genom att ha kontroll på kontrakten.

Processen från iniatiativ till kontrakt (ITC)

Kartläggning av flödet i upphandlingsprocessen möjliggör effektivare arbete.

Inköp

En gedigen inköpsanalys ger ett aktuellt och faktabaserat underlag för de beslut som ska tas av inköpsorganisationen samt harmoniserar och effektiviserar uppföljningen av dessa. Ofta är informationen som efterfrågas spridd mellan olika system och processer. Tidsåtgången för en enhetlig analys och rapportering kan vara stor samtidigt som verksamheten dagligen vill ha färsk data och svar på sina frågor. Vi har lång erfarenhet av att vara delaktiga i kravställandet samt att skapa och implementera framgångsrika inköpsanalyser. Enligt vår erfarenhet blir en inköpsorganisation mer framgångsrik om en BI-lösning implementeras för att:

  • Ha alla inköp på samma ställe
  • Ha kontroll över kontraktstäckningen
  • Följa upp leverantörer
  • Kartlägga processen från initiativ till kontrakt

Konsoliderad vy

Informationen som berör en inköpsorganisation finns ofta på olika ställen. Det kan vara olika ERP-system, hemsidor, externa system som är integrerade med leverantörernas system och  Excel-mappar med egengenererad data. Tidsåtgången för en enhetlig sammanställning kan vara stor och ta tid från den viktigare delen; analysen och beslutsfattandet.

Med en BI-lösning automatiserar man processen och minimerar riskerna för fel samtidigt som ledtiderna förkortas kraftigt. När en sådan lösning är implementerad möjliggörs dagsaktuella analyser över företagets alla inköp och inköpsvillkor fördelade på bland annat inköpskategorier, leverantörer, organisation, kostnadstyp och bokföringsperiod.

Vi brukar betona värdet av att kategorisera spenden för att kunden ska få ut det mesta av inköpsanalysen. De organisationer som använder en gemensam kategorisering får ytterligare ett djup i sin analys och kan även arbeta vidare med till exempel Kraljics Matris och andra känslighetsanalyser. 

Vidare är uppfyllandsgraden av själva inköpsvillkoren viktig att följa upp. Betalas fakturorna i tid? Används E-faktura? Utnyttjas de bäst upphandlade villkoren enligt kontrakten? Här har vi sett att det förekommer glapp mellan inköpsavdelningen och finansavdelningens arbete som kan avhjälpas med bättre uppföljning.

Även inköpsorderdata i relation till betalda leverantörsfakturor visar hur det går inom internprojekten och utgör projektprognoser inom PPM (Project performance management). Nyttjandegraden av beställningsvärdet utgör ofta en viktig uppförjningspunkt hos våra kunder och visar på hur viktig inköpsanalysen är för hela organisationen.

inkop2

Kontraktstäckning

Inköpare har god koll på sina egna kontrakt, men hur ser det ut med kontrakterade belopp och besparingar aggregerat över hela inköpsorganisationen och fördelat över olika inköpskategorier? Det finns stora fördelar i att ha en gemensam kontraktslogg och att analysera dess data. När inköpare delar data kan skalfördelar och förhandlingsfördelar uppnås vid nästa förhandling, vilket kan minska andel vilda inköp och öka besparingarna. Detta möjliggör även att man enkelt kan se hur kontraktstäckningen ser ut framledes och har sett ut historiskt. Behöver organisationen vidta extra åtgärder idag för att ha en bra täckning imorgon?

Vi har erfarenhet av både kravställning av kontraktsloggning såväl som att integrera kontraktsdata i inköpsanalyser. Enligt vår erfarenhet tillförs ett ännu större värde i analysen när resultatet av upphandlingarna sätts i  relation till övrig inköpsdata. Då får man till exempel veta hur de faktiska inköpen förhåller sig till kontrakten och hur framtida kontrakt förhåller sig till affärsplanen.

Leverantörsuppföljning

Vad gäller uppföljning av den enskilda leverantören finns det ett flertal punkter som bör tas i beaktning. På aggregerad nivå utgör ofta dessa punkter viktiga KPIer. Det kan röra sig om antalet påskrivna Code of Conduct-avtal, anmälda arbetsplatsolyckor och tillbud, förseningar i leveranser, potentiell utsatthet vid pandemier, betalningsvillkor, organisationsstrukturer, nivå av digital kommunikation, olika typer av utbildningar, koldioxidutsläpp, finansiell gradering med mera.

En inköpsorganisation bör ha möjlighet att få en dagsaktuell status över hur leverantörerna lever upp till villkoren och enkelt kunna jämföra leverantörer med varandra. Enligt vår erfarenhet leder leverantörsuppföljning till att organisationen snabbare utvecklas i enlighet med hållbarhets- och kvalitetsmål.

Vi tror att leverantörsuppföljningen kommer att ta en ännu större plats inom inköpsanalysen efter Covid-19. Att känna till var leverantörers har sin produktion, vilka som är underleverantörer, vilka de huvudsakliga transportvägarna är, vilken kreditvärdighet leverantören har, kallas Supply Chain mapping. Detta kan vara värdefullt att ha koll på för de mest kritiska inköpskategorierna.

Processen från Initiativ till kontrakt (ITC)

Organisationens arbete mellan initiativ och kontrakt utgör i sig viktig information som kan ligga till grund för förbättringar. Här genereras data över ledtider, mötesbokningar, erbjudanden vid olika leverantörskonstellationer och processteg, offererade belopp, arbetsbelastningar och flaskhalsar.

Enligt vår erfarenhet kan denna data användas för att både praktiskt underlätta arbetet samt att identifiera behov av förändringar i själva arbetsprocessen. Exempelvis kan man identifiera ifall leverantörer systematiskt har avvikande beteende under upphandlingsprocessen och identifiera om upphandlingsprocessen kan förkortas. Läs mer om ITC.

Uppnådda resultat

01

Kortade ledtider till analys och rapportering

02

Ökad kontraktstäckning och ökade besparingar

03

Säkerställd leverantörsuppföljning

04

Förbättrad process från initiativ till kontrakt

Vill du veta mer? Kontakta mig!

Pelle Sandö

Senior affärsutvecklare

pelle.sando@affingo.se

076-778 46 88