Informationen som berör en inköpsorganisation finns ofta på olika ställen. Det kan vara olika ERP-system, hemsidor, externa system som är integrerade med leverantörernas system och  Excel-mappar med egengenererad data. Tidsåtgången för en enhetlig sammanställning kan vara stor och ta tid från den viktigare delen; analysen och beslutsfattandet.

Med en BI-lösning automatiserar man processen och minimerar riskerna för fel samtidigt som ledtiderna förkortas kraftigt. När en sådan lösning är implementerad möjliggörs dagsaktuella analyser över företagets alla inköp och inköpsvillkor fördelade på bland annat inköpskategorier, leverantörer, organisation, kostnadstyp och bokföringsperiod.

Vi brukar betona värdet av att kategorisera spenden för att kunden ska få ut det mesta av inköpsanalysen. De organisationer som använder en gemensam kategorisering får ytterligare ett djup i sin analys och kan även arbeta vidare med till exempel Kraljics Matris och andra känslighetsanalyser. 

Vidare är uppfyllandsgraden av själva inköpsvillkoren viktig att följa upp. Betalas fakturorna i tid? Används E-faktura? Utnyttjas de bäst upphandlade villkoren enligt kontrakten? Här har vi sett att det förekommer glapp mellan inköpsavdelningen och finansavdelningens arbete som kan avhjälpas med bättre uppföljning.

Även inköpsorderdata i relation till betalda leverantörsfakturor visar hur det går inom internprojekten och utgör projektprognoser inom PPM (Project performance management). Nyttjandegraden av beställningsvärdet utgör ofta en viktig uppförjningspunkt hos våra kunder och visar på hur viktig inköpsanalysen är för hela organisationen.