När en av Vattenfalls mest centrala processer började knaka under trycket av manuella steg, tidskrävande Excel-hantering och växande affärskrav blev det tydligt att något behövde förändras. Med hjälp av Affingo skapades en modern, automatiserad och spårbar process som gav både tydlighet och hastighet och som samtidigt minskade beroendet av enskilda personer.
På avdelningen Commodities Corporate ansvarar Vattenfall för B2B-elavtal och uppföljning av gross margin över tid. En viktig del i arbetet är den årliga Customer Portfolio Planning-processen, en omfattande sammanställning och prognos som påverkar både affärsplan, styrning och beslut för flera år framåt.
Under lång tid genomfördes arbetet i Excel. Det innebar att data skulle:
- hämtas från flera interna system
- bearbetas manuellt
- brytas ner och byggas upp igen
- skickas runt mellan roller
- och därefter sammanställas för affärsplanering
Det var en process som fungerade. Tills den inte gjorde det längre.
“Vi arbetade med något som var för tungt för Excel. När så mycket ska hanteras manuellt blir risken för fel och missförstånd väldigt stor.”
– Caroline Wijnbladh, Head of Commodities Corporate
Många steg, många händer och ingen spårbarhet
När portföljerna växte och allt fler personer var involverade blev utmaningarna allt mer tydliga.
- Bristande datakvalitet: Formatfel, felinmatningar och dubbla värden kunde passera obemärkt och upptäcktes ofta sent i processen.
- Svag spårbarhet: När filer skickades mellan säljare, chefer och analytiker fanns ingen tydlighet i vem som gjort vilka ändringar eller när.
- Långsam återkoppling: Eftersom uppdateringar skedde månadsvis kunde det dröja veckor innan ett fel korrigerades eller en ändring slog igenom.
- Hög grad av personberoende: Processen krävde avancerad Excelförståelse och djup systemkännedom för att inte stanna av.
Allt detta gav en naturlig fråga:
Hur skapar vi en process som är enklare, snabbare och mer robust utan att tumma på affärens komplexitet?
Vattenfall och Affingo inledde ett gemensamt arbete för att skapa en modern, framtidssäker process. Fokus låg på tre övergripande mål:
- Automatisera där det är möjligt: Data skulle flöda direkt från källsystem in i en sammanhållen miljö utan manuella överföringar eller filer som skickas runt.
- Ge alla samma vy, samtidigt: Säljare, chefer och analytiker skulle kunna arbeta i en gemensam, transparent lösning.
- Skapa kontroll och spårbarhet: Varje ändring skulle loggas, så att beslutsunderlaget var tydligt och tillförlitligt.
Med hjälp av Power BI och Power Apps byggdes en process som följde samma affärslogik som tidigare men utan de manuella riskerna. Säljare gör nu sina justeringar direkt i ett gränssnitt som känner av, kontrollerar och strukturerar inputen. Säljcheferna granskar och godkänner. Analytiker kompletterar. Allt syns för alla, i realtid.
“När vi såg hur snabbt vi fick återkoppling och hur tydligt allt blev insåg vi att det här var ett helt nytt sätt att arbeta. Det var betydligt bättre än vad vi först hade hoppats på.”
– Caroline Wijnbladh, Head of Commodities Corporate
Den nya lösningen gav Vattenfall tre tydliga förbättringar:
- Ett gemensamt gränssnitt. Utan Excel
- Säljare, chefer och portföljanalytiker arbetar i Power Apps. Allt är styrt, loggat och konsekvent.
- Realtidsuppdaterad sammanställning
- Justeringar uppdaterar affärsplaneringsvyn i Power BI inom minuter. Det gör att versioner, sammanställningar och analyser alltid är aktuella.
- Tydlig ansvarsfördelning och kontroll
- Systemet visar vem som gjort vad. Det minskar osäkerheten och stärker kvaliteten.
“Att allt är spårbart gör oss tryggare. Vi slipper gissa och kan lägga tiden på analys i stället för felsökning”
– Åsa Malmström, Portföljanalytiker Commodities Corporate
Effekterna kom snabbt och märktes tydligt:
✓ Betydligt snabbare återkoppling till säljarna: Istället för att vänta en månad får säljarna nu återkoppling inom dagar.
✓ Högre datakvalitet: De manuella momenten försvann, och med dem många av de fel som tidigare tog tid att identifiera.
✓ Mindre personberoende: Fler kan arbeta i processen och ingen behöver förlita sig på avancerad Excelfärdighet.
✓ Ökad transparens i hela organisationen: Alla ser samma information, vid samma tidpunkt.
✓ Ett mer effektivt samarbete mellan sälj och analys
Säljare fokuserar på sina justeringar, chefer på sina beslut och analytiker på helheten.
“Det här har gjort oss mer enhetliga i hur vi arbetar. Det är lättare att följa processen, lättare att förstå helheten och framför allt, vi sparar tid.”
– Åsa Malmström, Portföljanalytiker Commodities Corporate
Vattenfall ser nu möjlighet att skala arbetssättet vidare. Flera portföljer som tidigare varit helt eller delvis manuella står på tur att automatiseras och inkluderas i samma logik.
Affingos konsulter fortsätter vara en del av resan, både som tekniska experter och som ett bollplank för affärsutvecklingen.
“Det här är bara början. Vi ser stora möjligheter att fortsätta automatisera och förbättra våra processer framåt.”
– Caroline Wijnbladh, Head of Commodities Corporate
Arbetet har skapat precis det som behövdes:
- en snabbare och mer robust process
- ett tydligare beslutsunderlag
- en gemensam vy för alla roller
- en modell som går att skala
Det visar att när affärsförståelse och teknisk kompetens möts går det att skapa lösningar som både förenklar vardagen och stärker verksamheten på lång sikt.
“Vi har fått ett sätt att arbeta som är hållbart, tydligt och effektivt och som verkligen stödjer vår affär. Det gör stor skillnad.”
– Caroline Wijnbladh, Head of Commodities Corporate
Med lång erfarenhet specialiserar sig Affingo på att leverera högeffektiva Business Intelligence-lösningar.
Vårt team av certifierade Microsoft Power Platform-experter kombinerar djup teknisk kunskap med branschspecifika insikter för att driva konkreta affärsresultat.
Ta en fika med oss, berätta vilka problem du står inför, låt oss komma överens om de förändringar som krävs, vad är nästa steg. Det är vad bra ledare gör. Det är vad du kan göra idag. Våra kunder överlever inte bara; de tar nästa steg för att bli bättre.
Prata med oss och berätta vad som håller dig vaken om natten. Vår första lösning? En god kopp kaffe tillsammans.
RING OSS
(+46) 76 778 46 88
ÖPPETTIDER
08:00 AM - 18:00PM
ADRESS
Katarinavägen 19, 1tr, Stockholm, 116 45, SE
Kunder
Vi är stolta och tacksamma för alla våra kunder. Vi ser vår relation med våra kunder som ett kontinuerligt partnerskap byggt på förtroende och långsiktighet.
