Rapportering av Betalningstider till Bolagsverket

I mars 2022 kom en ny lag som innebär att bolag med 250 anställda eller fler behöver rapportera betalningstider till Bolagsverket. För de allra flesta bolag är det väldigt många fakturor som ska sorteras över ett års tid och därtill ska man ha koll på hur många anställda som samtliga underleverantörer har. Med så stora datamängder och villkor som ska matchas och rapporteras är det tidskrävande på en redan kort satt deadline. Vid utebliven eller sen rapportering riskerar berörda bolag att få betala vite. Affingo har tagit fram en automatiserad lösning för rapportering av betaltider som också kan återanvändas år för år, för att på så sätt minimera nedlagd tid och beroende av kompetens för kommande år.

Betalningar från stora bolag till mindre underleverantörer har många gånger skapat problem med likviditeten för små bolag som fått betalt långt efter leverans.

Under 2017 gick flertalet stora bolag in i en överenskommelse att betala mindre underleverantörer inom 30 dagar för att lösa problematiken utan att det behövde komma till en lagföring.

Problemen har emellertid fortlöpt och den 1 mars 2022 infördes därför en lag om att företag med fler än 249  anställda är skyldiga att rapportera vilka betalningstider de har till sina underleverantörer. Den första rapporteringen av betalningstider till Bolagsverket ska ske under juli-september 2023. Skyldigheten att rapportera dessa uppgifter syftar till att bryta utvecklingen mot allt längre betalningstider i näringslivet och skapa så goda förutsättningar som möjligt för mindre svenska företag att utvecklas och växa.

Mätperioden på rapportering av betalningstider är mellan den 1 juli 2022 och 30 juni 2023. E-tjänsten på Bolagsverket öppnar den 1 juli i år och sista dagen att rapportera är den 30 september.

Den genomsnittliga avtalade betalningstiden.
Den genomsnittliga faktiska betalningstiden.
Den andel fakturor som betalats efter utgången av avtalad betalningstid.

Betalningstiderna ska redovisas separat för underleverantörer med:

0–9 anställda
10–49 anställda
50–249 anställda.

Har ni inte redan en lösning på plats är det kort om tid att sammanställa och skapa en rapporterbar fil som kan skickas till Bolagsverket för att inte riskera vite.

Utmaningar

Stora datamängder

Med så stora datamängder som det handlar om tar det tid att ordna i excel

Denna rapportering görs därför bäst med BI (Qlik eller PowerBI). I affärssytemen eller i datalagret är fakturorna inte transformerade för att kunna enkelt kunna dra ut och skapa en rapporterbar fil Kategorisera in alla bolag som fakturerat i storlek (antal anställda)

Fakturor anger inte storlek på bolaget och därför måste varje bolag själv ta reda på hur många anställda samtliga underleverantörer har och kategorisera rätt
Alla fakturor har inte organisationsnummer vilket gör det svårt att göra en enkel match mot Bolagsverkets register

Kort om tid

Det tar tid att beräkna KPI:er
Mätperioden är slut mitt i semesterperioden och det blir kort om tid att samla all data efter semestern. Därför bör man ha det på plats innan sommaren
Vid sen rapportering utgår vite

Rapportering årligen

Sätter man upp det själv blir bolaget beroende av att kompetensen finns kvar till kommande år för att inte behöva göra om allt från början.
Tar mycket interna resurser och tid att göra varje år

Affingo skapar en fil, färdig att rapportera till Bolagsverket
Återanvändbar lösning som kan användas år för år utan handpåläggning
Avancerad matchning av företagsnamn mellan leverantörsregister och bolagsverkets register om org.nummer på fakturorna saknas